公证关乎市民生活与企业发展,便捷高效的公证服务是人们在办理过程中的新需求和新期盼。今年来,龙岗公证处以企业和群众的需求为导向,强化数字赋能公证办理,推出远程视频办证、在线存证平台等减证便民新举措,以实际行动增强市民和企业在公证办理中的法治获得感和满意度。
“延伸办”“一站办”让群众享便利
近年来,随着跨境出游、海外留学的升温以及国际经贸合作的日益频繁,市民在申请出国签证时面临着一系列繁多而复杂的流程。许多目的国要求申请人对提交的资料进行中外文对照翻译,并对有关文件进行公证后,再予以外事认证才能提交办签申请。在这一过程中,申请人面临翻译、公证及认证环节多、手续繁琐、办证耗时长等问题。
为切实解决这一办证堵点,今年8月,龙岗公证处推出了“翻译+公证+认证”一站办的创新服务模式,并与广东省外事服务中心有限公司开展合作,进一步优化涉外公证服务。
一方面提供线上代办翻译服务,为有需要的办证群众联系专业的翻译公司,通过线上翻译系统提供准确、便捷的翻译服务;另一方面新增外事认证代办,龙岗公证处与外事认证部门建立协同联办机制,由公证人员通过外事认证线上申办系统为群众提供代办认证服务。当事人办理涉外事项,只需到公证机构一次即可完成“翻译+公证+认证”所有事项。
不久前,市民黄先生因出国旅游需要,特地前往龙岗公证处申请办理声明书公证和外事认证服务。
“这里需要本人签名,办理外事认证还需要填写一份申请书……”公证人员仔细核对材料后,详细告知对方材料审核情况,并告知有关注意事项及办理周期。日前,龙岗公证处将办理的证明文书顺利交付至黄先生手中,这是首份通过“翻译+公证+认证”模式办理的文书材料,也是“一事一站办”服务理念的具体实践。今年8月以来,龙岗公证处共为群众提供代办翻译服务129次,代为认证服务29次。
“将涉外翻译、公证办理、外事认证等关联性强的服务集中办理,一次提交,不仅缩短了当事人的办证周期,也减少了群众往返多个部门的次数,为群众提供更多公证服务便利。”龙岗公证处有关负责人表示。
“在线办”“轻松办”为群众解难题
发现权益受损如何保留证据?怎样通过公证提升证据的合法性和可信度?当前,侵权证据不易固定留存,特别是网络上的侵权行为容易被删除、篡改,导致侵权事实难以认定。为解决当事人证据保全的紧迫需求,提升证据保全的便捷性,龙岗公证处推出“在线存证平台”,通过该平台,当事人可以对所需保全的证据进行录像、录音、录屏和拍照上传,及时维护自身合法权益。
近日,陈女士拨打龙岗公证处电话求助,称某不良商家未经其同意,将其在摄影机构拍的形象照公开放在朋友圈里进行商业宣传,急需指导证据保全。为帮助陈女士采取有效措施,公证员快速引导陈女士使用在线存证平台,将对方在朋友圈发布的侵权照片、商家信息等全过程进行录屏,并第一时间上传到存证平台,避免了相关信息被删除后无法有效举证,从而影响侵权损害赔偿,有力保护了当事人合法权益。
“与传统的证据保全公证服务相比,在线存证平台可实现全时段自主存证,并第一时间结合当事人自主提交的材料出具公证书,省时省力。”龙岗公证处相关负责人介绍,通过在线存证平台,群众可以在任何时间、任何地点提前固定好证据,有效规避证据灭失风险,减轻了群众举证负担。
此外,为有效避免群众“扎堆”办证,减少群众办证等候时间,2024年3月,龙岗公证处以信息手段为公证提速,启用“在线取号与在线预约系统”,对于具备网上申办条件的公证事项,当事人可以通过网络申请、受理、提交材料等,公证书可以通过邮政快递等方式寄送,实现群众足不出户即可办理公证。截至目前,该系统共计服务群众近4000人次。
“远程办”“暖心办”让群众少跑路
在推进数字化信息平台建设进程中,龙岗公证处还推出了远程视频公证服务,通过实名认证、身份核验、人脸比对等技术,使公证服务打破距离隔阂,实现“让数据多跑路、群众少跑腿”。
今年8月,在某医院上班的刘先生由于日常工作繁忙,无法亲自处理老家房产的赎楼手续,特向龙岗公证处寻求帮助。龙岗公证处了解到该情况后,积极与刘先生沟通联系,并启用远程视频办证平台为其提供了线上公证服务。通过视频连线,刘先生在公证员的指导下完成人脸识别、视频询问、电子签名等办证环节,实现“零跑腿”公证办理,解决了本人无法亲自到场处理的问题。
据介绍,远程视频公证还可以办理一般事务性的委托公证以及声明书公证等事项,与线下到场办理的公证具有同等效力。出证后当事人可以选择快递邮寄送达,减少当事人办证时间和交通成本,提升公证服务效率。
“翻译+公证+认证”一站办、远程办证、在线存证等线上电子服务平台的推出,切实提高了公证办理的便利性和群众满意度,获得广泛好评。未来,龙岗公证处将继续围绕减证便民提速,进一步丰富数字化“智慧公证”的服务内容和范畴,探索推出更多简证明、优程序、减时间、少跑腿的办证举措,让企业和群众切实感受公证利企便民服务的速度和温度。
编辑 温静 审读 匡彧 二审 党毅浩 三审 何涛